Минимальный обязательный набор документов у работодателя

Какие кадровые документы может требовать при проверке налоговая инспекция, трудовая инспекция, МВД, Пенсионный фонд или ФСС?

Согласно трудовому законодательству, каждый работодатель должен сформировать и иметь в наличии локальные нормативные акты – документы, содержащие нормы трудового права, применяемые Работодателем в пределах своей компетенции. Большинство таких кадровых документов необходимы не только организациям, но и ИП.Полный состав кадровой документации, которая должна быть у организации или ИП (при наличии у ИП сотрудников), определить достаточно сложно. Окончательный перечень зависит от сферы деятельности, условий труда и даже от желания самого работодателя.

Минимальный набор обязательных кадровых документов включает:

1. Правила внутреннего трудового распорядка (ч.4 ст.189 ТК РФ)

   Необходимы для регулирования:
   • порядка приема и увольнения Работников;
   • основных прав, обязанностей и ответственности Работника и Работодателя;
   • режима работы, время отдыха, мер поощрения и взыскания;
   • при отсутствии в организации отдельного локального нормативного акта, регулирующего вопросы установления системы оплаты труда, порядка и сроков выплаты заработной платы, порядка индексации заработной платы – указанные положения должны быть включены в Правила внутреннего трудового распорядка иных вопросов.
   •  

2. Штатное расписание (ч. 2, ст. 57 ТК РФ)

   Содержит:
   • перечень структурных подразделений;
   • перечень должностей;
   • сведения о количестве штатных единиц;
   • должностные оклады;
   • надбавки и месячный фонд заработной платы.
   Утверждается штатное расписание приказом работодателя или уполномоченного им лица.
3.  

3. График отпусков (ч.1, ст.123 ТК РФ):

   • определяет очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков;
   • утверждается не позднее, чем за 2 недели до наступления нового календарного года;
   • обязателен как для работодателя, так и для работника.
   •  

4. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, а также сами трудовые книжки работников, оформленных по основному месту работы

5.  

5. Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним

   (доп.соглашения заключаются, если условия труда в период работы сотрудников изменялись, например, при изменении оклада, переводе на другую должность и пр.)
6.  

6. Личные карточки сотрудников

7.  

7. Приказы по личному составу

   (прием, увольнение, перевод, отпуска и т.п.)
8.  

8. Заявления работников

   (например, о переводе на другую должность, увольнении, предоставлении отпуска за свой счет) – рекомендуем принимать от работников собственноручно написанные, а не напечатанные на компьютере заявления
9.  

9. Положение о персональных данных

10.  

10. Правила и инструкции по охране труда

11.  

11. Документы о проведении специальной оценки условий труда на рабочих местах

    (кроме дистанционных и надомных работников, а также работников работодателей – физических лиц, не являющихся ИП) Предельный срок для того, для того чтобы тянуть с проведением СОУТ – 31.12.18 г.
12.  

12. Обязательные документы в отдельных случаях (при наличии определенных условий труда) :

    • договоры о полной материальной ответственности;
    • графики сменности;
    • документ (локальный акт), устанавливающий порядок проведения аттестации – если аттестация проводится в организации;
    • документ (локальный акт), устанавливающий перечень должностей работников с ненормированным рабочим днём – если имеются такие работники;
    • документ (локальный акт), устанавливающий порядок возмещения расходов работникам с разъездным характером работы и перечень таких должностей таких работников – если имеются такие работники;
    • документ (локальный акт), устанавливающий порядок направления работников в служебные командировки – если работники направляются в командировки;
    • документ (локальный акт), устанавливающий порядок и условия премирования работников – если выплата премий производится в организации;
    • документ (локальный акт), устанавливающий порядок работы со сведениями, составляющими коммерческую тайну организации – при необходимости;
    • иные – исходя из особенностей конкретной организации.

Если у Вас остаются вопросы или нужна помощь в составлении подобных документов, Вы всегда можете обратится к нашим специалистам. Мы ведем кадровый учет многих организаций различных типов правовой собственности и ИП.