Контрольная среда как фундамент системы внутреннего контроля в бухгалтерском аутсорсинге

Ассоциация Экспертов и Компаний в Сфере Бухгалтерского Бизнеса

Татьяна Велижанская
Сергей Дмитриев

Бухгалтерский аутсорсинг обладает важной спецификой: где с одной стороны, большинство агентств — это компании с ограниченными ресурсами, где один сотрудник зачастую выполняет одновременно несколько задач или функций, вследствие чего четкое разделение труда или полномочий затруднено.

С другой стороны, цена ошибки в этом бизнесе критически высока, ведь конечным результатом является бухгалтерская и налоговая отчетность, напрямую влияющая на его финансовую деятельность и отношение пользователей этой отчетности. Здесь нужно не забывать, что аутсорсер в отличие от штатного бухгалтера несет финансовую ответственность за допущенные им ошибки, в том числе клиент может предъявлять претензии по полученным им налоговым санкциям.

В связи с этим вопрос построения надежной системы внутреннего контроля (СВК) которая обеспечит безопасность работы аутсорсера, выходит на первый план.

Статья Закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.11 г. предусматривает возможность передачи ведения бухгалтерского учета аутсорсеру. При этом пунктом 2 статьи 19 названного Закона обязанность внутреннего контроля самого ведения бухгалтерского учета предусмотрена только для экономических субъектов, отчетность которых подлежит обязательному аудиту. Но в силу критичности последствий допущения искажений бухгалтерской и налоговой отчетности считаем, что организация и определение основных понятий СВК важна для любого аутсорсера, даже совсем небольшого.

Основные риски бухгалтерских аутсорсинговых компаний

Прежде чем говорить о системе внутреннего контроля и ее элементах, необходимо зафиксировать основные риски, присущие бухгалтерскому аутсорсингу.

По данным отраслевой практики и опросов можно выявить следующие риски:

1. Искажение бухгалтерской и налоговой отчетности клиента.

2. Несвоевременность предоставления отчетности (как налоговой, так и бухгалтерской).

3. Неверный расчет налоговых платежей клиента.

4. Предоставление неверной информации об обязательствах клиента (заработная плата, расчеты с контрагентами и т. п.)

5. Убыточность деятельности самого аутсорсера (из-за некорректного расчета стоимости услуг, соответствия квалификации и загрузки сотрудников).

Что такое «Контрольная среда» в бухгалтерском аутсорсинге?

Минфин РФ в информационном письме от 25.12.2013 № ПЗ-11/2013 выделил пять основных элементов СВК:

1. Контрольная среда;

2. Оценка рисков;

3. Процедуры внутреннего контроля;

4. Информация и коммуникация;

5. Оценка внутреннего контроля.

Федеральная налоговая служба России приказом от 25.05.2021 № ЕД-7-23/518@ определило уровни организации СВК, где выделяет уровни зрелости СВК на предприятиях. На сегодняшнем этапе этот документ обязателен для компаний, находящихся в режиме налогового мониторинга, но приведенная шкала несомненно интересна и для построения СВК любого предприятия.

ФНС выделяет 5 уровней зрелости СВК, основываясь на международной методологии COSO:

Начальный

Определенный

Контролируемый

Управляемый

Совершенствуемый

Важно, что оценка зрелости проводится не в общем, а именно по пяти основным элементам СВК, приведенным Минфином РФ.

Поэтому для целей организации СВК у аутсорсинговых компаний важно определить, чем для них является каждый такой элемент и начнем с рассмотрения такого элемента, как контрольная среда.

Исходя из опыта нашей работы, можем дать такое краткое определение:

Контрольная среда — это корпоративная культура и базовые условия, в которых существует компания.

Такое определение может относиться к любой компании, поэтому постараемся выделить особенности контрольной среды именно для аутсорсинговой компании.

Она должна отвечать на животрепещущие вопросы:

Какие правила действуют в бухгалтерском производстве?

Кто за что отвечает?

Какие требования предъявляются к качеству?

Что делать при совершении ошибок?

Что делать при выявлении нарушений законодательства?

Какие действия сотрудник может выполнять самостоятельно, а какие требуют согласования?

Можно выделить следующие ключевые составляющие контрольной среды в бухгалтерской компании:

— Этические нормы: Отношение к ошибкам и качеству. Нулевая толерантность к «рисованию» цифр. Бухгалтер должен быть мотивирован сообщить об ошибке, чтобы исправить последствия для клиента, а не скрывать ее. Процесс эскалирования информации о возникшей ситуации должен работать четко, легко и понятно. То же справедливо и для выявления нарушений законодательства клиентом.

— Организационная структура и стиль управления: Четкое распределение ролей, обязанностей и полномочий (куратор, старший бухгалтер, бухгалтер), вовлечение руководства в разбор сложных кейсов.

— Кадровая политика: Тщательный отбор персонала на входе, система постоянного обучения и специфическая, особенная мотивация. Здесь необходимо сказать, что статья 7 Закона «О бухгалтерском учете» уже содержит требование о наличии хотя бы одного сотрудника, который имеет высшее образование, а также определенный стаж работы.

— Отношение руководства к СВК: Понимание собственником того, что качество должно обеспечиваться системой, а не его личным присутствием во всех происходящих процессах, включая сам учет и рассмотрение кейсов.

Не становитесь нянечкой в детском саду, к которой сотрудники идут со своими неожиданностями.

Роль профессиональной этики в формировании контрольной среды

Неотъемлемой частью контрольной среды является этический каркас компании. Отличительной особенностью профессиональной деятельности является обязанность действовать в общественных интересах.

Ярким примером формирования этических норм в отрасли является принятие в 2026-м году Кодекса профессиональной этики членов Ассоциации Экспертов и Компаний в Сфере Бухгалтерского Бизнеса (АЭББ). Этот документ стал первым в России этическим стандартом именно для аутсорсинга бухгалтерских услуг.

Внедрение принципов Кодекса АЭББ в контрольную среду аутсорсинговой компании означает трансляцию сотрудникам пяти его основополагающих принципов:

1. Честность (в том числе честный подход к ценообразованию и информированию клиента).

2. Объективность (отсутствие предвзятости и конфликта интересов).

3. Профессиональная компетентность и должная тщательность (поддержание знаний, действие в срок и качественно).

4. Конфиденциальность (защита информации клиента, бдительность к случайным раскрытиям).

5. Профессиональное поведение (соблюдение законов, избегание действий, дискредитирующих профессию).

Принятие корпоративного Кодекса этики на основе стандартов АЭББ и ознакомление с ним сотрудников — это первый практический шаг к построению здоровой и зрелой контрольной среды, где регламенты подкреплены внутренними убеждениями команды.

Обзор опыта работы российских аутсорсеров: в контрольной среде

Анализ опыта российских бухгалтерских агентств показывает, что компании постепенно уходят или стремятся уйти к системным решениям подальше от начального уровня, где контроль держится на личном участии собственника и памяти «хорошего бухгалтера».

Вот как передовые аутсорсеры в РФ наполняют контрольную среду конкретными инструментами:

1. Информационное взаимодействие внутри аутсорсера и разбор кейсов.

Компании, уже имеющие сложившуюся структуру, организуют систему взаимодействия и принятия решений по сложным кейсам на базе систем CSM (Case Management System), например, в РФ такими примерами могут являться Битрикс24 или ЭЛМА365.

Требования к такой системе:

доступность для сотрудников для инициирования вопросов;

фиксация хода рассмотрения и принятых решений, что в том числе подразумевает закрепление новых способов учета или работы;

сохранение накопленного опыта рассмотренных кейсов и возможность интеллектуального поиска уже рассмотренных аналогичных случаев;

возможность привлечения смежных специалистов (юристов, IT, аудиторов, ОТиЗ),

удаленный доступ для работы, что особенно касается разветвленной сети;

бесшовная сопряженность с CRM-системами, когда внешний запрос от клиента не теряется, а сразу инициирует рассмотрение связанного кейса.

Это формирует среду, в которой сотрудник не остается один на один с проблемой.

2. Систематизация контроля нагрузки бухгалтера

Одним из элементов контрольной среды является адекватное распределение ресурсов. Российские аутсорсеры используют:

Технологические карты или Карточки спецификаций для оценки времени на ежемесячную работу при поступлении нового клиента или в дальнейшем для контроля за временным ресурсом для этого клиента.

Контроль общей нагрузки бухгалтерской группы при распределении новых клиентов.

Периодический пересмотр стоимости услуг, исходя из нагрузки и требуемой квалификации бухгалтера по каждому клиенту в соответствии с автоматически составляемым планом. В этот план клиенты, как объекты оценки, включаются по определенному принципу, например интервальному — не реже одного раза в полугодие.

В итоге важно не допустить работу, когда нет ни славы, ни денег.

3. Специфическая кадровая политика и мотивация

В успешных бухгалтерских агентствах мотивация сотрудников привязывается не только к количеству обработанных документов (объему), но и к качеству отчетности — отсутствию штрафов и пеней у клиентов. Также в контрольную среду интегрированы регулярные вебинары, доступ к профессиональным системам (Консультант, Гарант, 1С:ИТС) и внутренняя аттестация сотрудников.

Показатели KPI для бухгалтера должны отвечать сути его работы и давать здоровую мотивацию.

Чтобы не было ситуации, когда все уработались, а похвалить некого.

4. Процедуры онбординга и тестирования

Для нового сотрудника важно как можно быстрее приобщиться к корпоративной культуре. Нужно быстрее наладить информационное взаимодействие вновь прибывшего со всеми структурами и лицами. Аутсорсинговые компании имеют налаженные процедуры онбординга, назначаются ответственные сотрудники в результате чего новичок проходит по определенным этапам, получает необходимые для работы доступы, ведется соответствующий чек-лист для контроля прохождения.

5. Контрольная среда задает правила игры с клиентами. Опытные аутсорсеры используют чек-листы для приема клиента на обслуживание (включая проверку по Федеральному закону № 115-ФЗ от 07.08.2001 г.). В процессе работы внедряются ежеквартальные процедуры тестирования клиентской базы на непериодические события (например, смена объекта налогообложения, превышение лимитов по УСН, изменение кадастровой стоимости), что переводит компанию из режима «тушения пожаров» в режим упреждающего управления рисками.

Резюме

Контрольная среда в бухгалтерском аутсорсинге — это не набор бюрократических регламентов. Это экосистема, в которой этические принципы (честность, конфиденциальность, компетентность) подкреплены технологическими решениями (CRM, контроль нагрузки) и грамотной кадровой политикой.

Главная задача собственника аутсорсинговой компании — заменить собой «последнюю контрольную точку». Когда контрольная среда выстроена верно, собственник получает возможность видеть качество и риски через систему мониторинга, а производственный процесс становится предсказуемым, надежным и масштабируемым.